慶弔管理システム

導入クライアント : 某医療機関 様

FileMakerのWeb公開機能を用いた慶弔管理システムです。

慶弔管理システムは、人事管理システムの一部として開発されました。導入医療機関様は、コミュニケーションを重視しておられます。おめでたい事があった際は、出会った際に「おめでとう」とお祝いの声をかけたい。また、悲しい出来事の際は、その気持ちに寄り添い、状況をくみたいと考えておられます。導入前、慶事・弔事の連絡は、書面で行われていました。経営者や上長が出張などで不在の際、確認が遅れる事がありました。特に弔事の場合は、電報を送る等の早急な対応が必要になることが多く、確認が取れない場合は現場判断で対応を行っていました。その為、経営者や上長が対応状況を把握出来ないケースも有り、社員への対応に支障が出る場合がありました。

慶弔連絡をシステム化し、Webで確認ができるようになった事で、社員の状況を把握し、スムーズな対応が可能となり、コミュニケーションが一層向上しました。

慶弔管理システム構成図

慶事・弔事があると、管理部門担当者がシステムに入力します。入力した内容はWebに公開され、確認者にメールが送信されます。Web回覧は、回覧をまわす必要がありませんので、確認対象者は、すぐに情報確認ができます。

確認者は、メールに記載された慶弔情報が公開されているWeb(URL)にアクセスし、慶弔内容と電報やお祝い、献花やお供えなどの対応について確認します。閲覧その際、必要に応じて追加等の指示を行います。これらの指示は、迅速な対応が要求されますので、あえてシステム化せず、管理部門担当者に直接電話で指示する流れを採用しました。対応完了後は、対応内容と完了日・対応者をシステムに入力し 対応漏れを防ぎます。

トップ画面

慶弔管理システム画像01

人事管理システムのトップメニュー。人事系のポータルとなっており、人事台帳・慶弔管理・給与資料のメニュー構成となっています。

慶弔一覧画面

慶弔管理システム画像02

入力した慶事・弔事の回覧状況を確認する事ができます。一目で慶事か、弔事か判断できるよう色分けされています。

詳細入力画面

慶弔管理システム画像03

【慶事連絡入力画面】

慶事入力を行います。

祝電を誰の名義で送るか等を設定できます。

慶弔管理システム画像04

【弔事連絡入力画面】

弔事入力を行います。

弔電・供花・香典を誰の名義で準備するかを設定できます。

Web画面

慶弔管理システム画像05

【慶事詳細画面(Web)】

Webで慶事内容を確認します。

「確認する」ボタンの押下で、内容確認（回覧済み）となります。また、Web回覧には、回覧の順番がありませんので、確認の順番で、確認者の印影が画面に表示されます。

慶弔管理システム画像06

【弔事詳細画面(Web)】

Webで弔事内容を確認します。

「確認する」ボタンの押下で、内容確認（回覧済み）となります。また、Web回覧には、回覧の順番がありませんので、確認の順番で、確認者の印影が画面に表示されます。

回覧中、回覧後の詳細画面

慶弔管理システム画像07

【慶事連絡画面】

回覧状況の確認と、対応者および対応日の入力を行います。

慶弔管理システム画像08

【弔事連絡画面】

回覧状況の確認と、対応者および対応日の入力を行います。

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