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●電子帳簿保存法対応　ー「電子取引制度」の義務化　｜　FileMakerでファイル管理

「電子取引制度」の準備はおすみですか？
原本の保存と更新履歴管理・・・、実際は何も導入しなくてもこの制度に対応できます。ただ、7 年以上維持するには、ルールを策定し、運用することが必要になってきます。もっとも大変なのが、スタッフへのルール周知と運用徹底です。紙の保存ならあまり気にしなくてよかった管理、後で困らないために、弊社はFileMaker を活用したシステム、クラウドサービスの連携などのファイル管理をご紹介します。

【ファイル管理のお問い合わせ先】
電話番号：0120-108-154
メールアドレス：doms@juppo.co.jp

電子帳簿保存法(電帳法)

各税法で、国税関係帳簿・書類は「紙での備付け」で保存するよう義務づけられています。電子帳簿保存法( 以下、電帳法) とは、ある一定の要件を満たす場合、国税関係帳簿・書類をPDFなどの電子データ保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務を定めた法律です。電帳法には「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引制度」の3 つの制度があり、国税関係帳簿・書類の種類ごとに認められているデータの保存方法が異なります。 電帳法の対象となる帳簿・書類とその保存方法一覧

【 電帳法改正と電子取引制度の義務化 】

令和3年「電子帳簿保存法」が改正され、「電子取引」でやり取りされた取引情報（【国税関係帳簿書類一覧】の「書類」に該当する情報）は、オリジナルの電子データでの保存が義務付けられました。該当するデータが下記です。

    --　電子取引に該当するデータ　--
  • 1. 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
  • 2. インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(ＰＤＦファイル等) 又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
  • 3. 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
  • 4.クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
  • 5. 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
  • 6. ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
  • 7. 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
    • 引用：
    国税庁HP『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和3年12月）』の問4
    https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

【 電子取引のデータ保存について 】

オリジナルの電子データファイルをPC やサーバの適当なフォルダに保存しておけば問題ないということではありません。このデータ保存には、本物だと確認できる「真実性の確保」と、誰でも視認できる「可視性の確保」が書類を紙で保存する期間と同様の一定期間求められます(7 年以上)。この保存に関する具体的な要件も設定されています。これらの要件にあったシステムを導入するかを早急に決めなければなりません。

    --　電子取引」の保存要件　--
  • 「 真実性」の要件
  • 以下1 ～ 4 のうち、いずれかに対応すること。
  • 1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
  • 2. 取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行うもの又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
  • 3. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
  • 4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
  • 「 可視性」の要件
  • 以下の全てを満たすこと
  • ・ 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  • ・ 電子計算機処理システムの概要書を備えつけること
  • ・ 検索機能※を確保すること
    ※帳簿の検索要件1～3に相当する要件(ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、２ ３不要)
    保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要
    • 引用：
    国税庁 HP『 電子帳簿保存法が改正されました』（令和３年12月改訂）
    https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf

【 電子取引制度に対応するには、タイムスタンプは必要？】

今回義務化された「電子取引制度」に対応することを考えると、タイムスタンプか、クラウドサービスを利用するか、事務処理規定を作って管理するかという3択になりそうです。ファイル数が増えていくと考えると、事務処理規定だけで対応していくのは、難しくなっていきます。タイムスタンプか、クラウドサービスを利用するのが、現実的なようです。

弊社では、使い勝手に優れたFileMakerを用いてソリューションを開発・提供しております。
FileMaker単体ではファイルにタイムスタンプは付与できませんが、FileMakerを外部のタイムスタンプソリューションまたはクラウドサービスと連携させることで、電帳法に対応したファイル管理ができます。
企業様ごとに「電帳法対応の最適な形」は異なります。弊社では、お客様と共に「最適」を作り上げます。
ぜひ、お問い合わせください。

▼ お問い合わせ ▼

電話番号：0120-108-154　doms@juppo.co.jp

タイムスタンプ専用端末＋NAS でのファイル管理

FileMaker でファイル情報の管理を行うことによりファイルアクセスが容易になります。
タイムスタンプ専用端末＋NAS でのファイル管理のイメージ図_FileMakerを介して、ファイルを専用端末に転送し、タイムスタンプ付与し、タイムスタンプ済みファイルはNASに転送され保管。FileMakerに保管場所等の情報が登録される流れ。

タイムスタンプの説明はこちらへ

【 ファイル管理システム　画面例 】
タイムスタンプ専用端末＋NASを使用してFileMakerでファイル管理を行う場合の画面例

クラウドサービスと連携してファイル管理

クラウドサービスと連携してFileMakerでファイル管理を行えます。（クラウド上でのファイル操作時刻を利用し、ファイルの情報を取得します。） クラウドサービスのAPI(Application Programming Interface) を使用して、FileMaker のインターフェースで、ファイルのアップロードやダウンロードも 可能になります。
クラウドサービスと連携してFileMakerでファイル管理を行う場合のイメージ図_FileMakerを介して、ファイルがクラウドに送られ、クラウドの時刻管理がなされる。時刻情報等がFileMakerで登録管理される。

タイムスタンプの説明はこちらへ

【 ファイル管理システム　画面例 】クラウドサービスと連携してFileMakerでファイル管理を行う場合の画面例

書類の「いつ」を証明する、タイムスタンプ

タイムスタンプは、認定された時刻認証業務認定事業者(TSA) により発行される電子的な時刻証明です。

タイムスタンプの概要：
ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプに付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。
引用：総務省HP　タイムスタンプについて　概要から
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/top/ninshou-law/timestamp.html）

紙文書の場合の日付の証明として、郵便局の通信日付印を用いるのと同じ考え方です。電子文書は、いつ作られたか判別できないという問題点があります。これを解決するため、第三者機関である時刻認証業務認定事業者(TSA)が発行するタイムスタンプが利用されます。

    【タイムスタンプ付与により証明されること】
  • ・存在証明
    タイムスタンプが付与された日時に電子文書が存在していた事
  • ・非改ざん証明
    タイムスタンプ付与日時以降は電子文書が変更されていない事
タイムスタンプのしくみ

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