契約書管理システム

導入クライアント : 大塚食品株式会社open_in_new 様

FileMakerのファイル共有機能を用いた契約書管理システムです。

大塚食品株式会社様では、FileMakerを用いて契約書管理システムを作成され、運用して来られましたが、人事異動等で担当者が入れ替わり、システムの開発経緯や運用ルールについて、不明確となり適正なデータ管理が難しい状況になっていました。本システム導入により、適正なデータ管理が可能となり、新たな機能を追加したことで、業務効率も向上しました。また、ファイル共有機能を用いたシステム構成ですので、システム導入による大規模な社内システムの調整を行うことなく、新システムの運用を開始することができました。

契約管理システム構成図

本システムは、契約書を管理している部署のマシンに置かれています。契約書管理は、部署内で行いますので、サーバーを導入せずに、担当者のマシンに置かれたシステムをファイル共有し、運用されています。契約関連書類の管理されているファイルサーバーとも連携し、関係書類の閲覧やメールへのPDF添付機能が実装されています。

今回のシステム導入で、新しいバージョンFileMakerシステムに作り直され、システムが最適化されました。また、関係部署への契約更新確認機能として、通知メールの自動送信、関係する書類のPDFデータの自動添付などの機能を追加し、より適正な契約書の管理を可能にし、業務の軽減化を実現しました。

トップ画面

契約管理システム画像01

トップ画面では、優先順位の高いタスクごとに対象となるデータが確認できます。契約書更新などの通知を行う必要のある契約が表示される要通知タブや翌月の要通知タブなど、検索項目を設定することなく、タブを切り替えるだけで業務に必要なデータを確認することが可能です。

契約データ一覧画面

契約管理システム画像02

契約データ一覧画面には、上部にナビゲーションメニューが設定されています。様々な条件での検索が可能になっており、目的に合わせた契約書データの抽出ができます。

詳細画面

契約管理システム画像04

詳細画面は、契約の詳細が表示されます。2社間の契約だけでなく4社間での契約にも対応し、管理可能になっています。また、この画面を中心に、ファイルサーバーで管理している契約書や関連書類のPDFデータの閲覧ができたり、契約担当者への通知を行えるようになっています。送信する通知メールについてには、ファイルサーバーの契約書関連のPDFを自動添付される構造になっています。

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